Reševanje reklamacij je ena najpomembnejših stvari pri gradnji odnosa s strankami.
Ko sem pred nekaj leti začela delati v prodajnem oddelku, sem si pod pojmom ‘reševanje reklamacij‘ predstavljala predvsem neprijetne pogovore s strankami in iskanje krivca. A praksa me je hitro postavila na realna tla. Ugotovila sem, da je dober način reševanja reklamacij ena najpomembnejših stvari pri gradnji dolgoročnih odnosov s strankami.
Spomnim se primera, ko je ena večjih strank prejela napačno količino izdelkov in bila zaradi zamude precej razburjena. Najprej sem želela le hitro rešiti situacijo, a sem se odločila, da najprej poslušam, brez prekinjanja. Stranka se je umirila, ko je videla, da jo resno jemljemo. Nato sem preverila notranje evidence, ugotovila, kje je šlo narobe in ponudila dve možnosti: ponoven brezplačen prevzem pravega blaga ali vračilo denarja. Izbrali so prvo.
Kar me je presenetilo, je bilo njihovo pozitivno odzivanje. Zahvalili so se, da smo hitro reagirali in bili pripravljeni prevzeti odgovornost. Ta situacija mi je odprla oči. Reševanje reklamacij ni nujno negativno. Če se odzoveš pravočasno, transparentno in s spoštovanjem, lahko celo okrepiš zaupanje.
Z leti sem si ustvarila svoj sistem: ko pride reševanje reklamacij, najprej zabeležim vse podatke, potem obvestim vse vpletene oddelke (logistika, proizvodnja, nabava), da dobim celoten vpogled, nato pa kontaktiram stranko z jasno razlago in predlogom rešitve. Nikoli ne obljubljam tistega, česar ne moremo izpolniti, raje ponudim realne roke in se jih držim.
Reševanje reklamacij mi je pomagalo razviti potrpežljivost, komunikacijske veščine in občutek za odgovornost. Danes vem, da ni težko imeti dobrih odnosov, ko vse poteka gladko. Prava vrednost podjetja pa se pokaže takrat, ko stvari ne gredo po načrtih.
Sčasoma sem začela beležiti tudi ponavljajoče se vzorce reklamacij in jih delila z vodstvom. Tako smo sčasoma uvedli nekatere izboljšave v procesu pakiranja in nadzora kakovosti. To ni zmanjšalo le števila reklamacij, ampak tudi razbremenilo ekipo za podporo. Naučila sem se, da je vsaka reklamacija lahko dragocen vir informacij, če jo znaš pravilno analizirati in iz nje nekaj potegniti za prihodnost.…